Leader Portal
Important Dates
- January Project Registration Opens
- February Leader Meeting
- 2/28 Tool & Supply Pick-up at APF HQ
- 3/1 Tool & Supply Pick-up at APF HQ
- 3/2 It's My Park Day
- 3/2 Tool & Supply Return at APF HQ
- 3/5 Tool & Supply Pick-up at APF HQ
Volunteer Registration
All volunteers at It's My Park Day must register through GivePulse in order to confirm they have read and agree to the liability waiver. Volunteers may not register as a group as each individual must sign off on the liability waiver.
Please encourage your volunteers to register themselves early, but if you have walk ups on the day of the event, please click here to see the process for registering volunteers on site.
Mini Grants
It's My Park Day Mini Grants are available to help park adopters and project leaders accomplish a little extra on our biggest volunteer days of the year. Approved purchases may incude
- Paint
- Specialty tools
- Native wild flower and grass seeds
Other park improvement supplies.
Project leaders may apply for up to $250 per park during the GivePulse project registration process. The deadline to apply is always the same day that project registration closes for IMPD.
QUICK LINKS
FAQs
Leading an It's My Park Day Project
Mulching 101
Registering Your It's My Park Day Project (English)
Registrando el proyecto del Dia de Mi Parque (Espanol)
Q: HOW DO I REGISTER MY PROJECT ON GIVEPULSE?
- Under the Improve my Parks tab on austinparks.org, click on It’s My Park Day. The link to the Givepulse registration page can be found there, or in the project leader portal (austinparks.org/project-leaders) once registration is open.
- Click the “submit project”: button on the GivePulse page. This button is in the right side bar or at the bottom of the page on mobile.
- If you haven’t already created an account, GivePulse will prompt you to log in or create an account. Having an account will allow you to login to your project once it has been approved, and give you access to your volunteer contact info, project details and description.
- Once you’ve logged in, GivePulse will take you back to the project registration page. The project registration page will ask you to name your project, provide detailed descriptions, and allow you to request tools and mini-grants. After you have filled out your project proposal details on the first page, press save and continue. You will then be prompted to fill out “additional info” on your project which can provide helpful details to your volunteers, but you are not required to fill this in to submit a project. You can press save and continue again, and your submission is complete. GivePulse will then bring you back to the registration home page.
- Your project will be submitted for review by PARD, APF, and other relevant city divisions, and you will be notified by email once your project has been approved. Once your project is approved you may begin publicizing your event for volunteers to register, as well as view registered volunteers, contact your group and make any necessary changes to your event.
Questions? Call us at 512-621-6411 or email volunteer@austinparks.org.
Q: WHO CAN BE A PROJECT LEADER?
A: Anyone can be a project leader! Many of our leaders come from our Adopt-a-Park groups, community service organizations, or are past project leaders or project participants. Specifically for It’s My Park Day, first-time project leaders can email volunteer@austinparks.org, before submitting a project idea to learn everything you’ll need to know to propose and lead a successful project.
If you are unsure of whether or not you have what it takes to lead a project mulching trees, doing habitat restoration, trail maintenance, cleanups, etc. email us at volunteer@austinparks.org with questions.
Q: WHAT TYPES OF PARK PROJECTS CAN BE REGISTERED?
A: There are four primary park projects:
- Tree mulching and root collar clearing
- Habitat restoration (invasive exotic plant removal or girdling, or re-planting natives)
- Trail maintenance
- Park or creek cleanups.
Other types of projects include nature hikes and seed-ball projects using wildflower and native grass seeds (where APF and PARD deem appropriate), or painting. If you have an idea for a project that is not on this list, please email us at volunteer@austinparks.org for more information.
Q: DOES APF PROVIDE FUNDING FOR MY PROJECT?
A: APF offers mini grants only for It’s My Park Day! You can apply for a mini grant (up to $250) when you register your IMPD project. Mini grants can be used to fund projects approved by the Parks and Recreation Department (and AISD in the case of community parks on school grounds).
Mini grants can cover the purchase of native seeds, plants, paint, special tools, tool rentals and rental equipment such as a power washers, and other needs. These funds are to be used specifically for the IMPD event and can include small bags of mulch (> 1 cu. yd.), however large mulch orders will be provided by APF. Mulch requests will be accommodated through the registration page, and will be confirmed during the week before It’s My Park Day.
It’s My Park Day mini-grants will be distributed at the Project Leader meeting. Please note: approved funding for specialty tools is awarded with the understanding that special tools will be the property of APF following the event for use by all park adopters.
Q: WHERE CAN I GET MULCH AND HOW MUCH DO I ASK FOR?
A: All tree and trail mulching project leaders will provide the following when registering for the project: mulch quantity (cu.yds.) physical address location for dump site (specific directions are helpful for the driver) a map clearly marking dump site; name and cell phone number for an on-the-ground contact, if available, to direct the driver on the day Mulch quantities can be determined based on the size of the area you plan to mulch, or based on how many volunteers you plan to recruit for your project. A good rule of thumb is that one strong adult can spread about 1 ½ cu. Yds. of mulch.
Q: DO I NEED TO PROVIDE SUPPLIES?
A: We offer our tool warehouse as a resource to project leaders. However, the demands of our city-wide volunteer days often exceed supplies. Project leaders can make their tool requests through project registration. APF will determine tool numbers well in advance of It’s My Park Day based on anticipated volunteers and tools available, and communicate the assigned list to project leaders.
Ultimately, tool distribution is determined on a case-by-case basis for both large and small projects. Please ask your neighbors and friends to bring their wheelbarrows and other hand tools and work gloves to your park project as well.
Q: WHERE CAN I PICK UP MY TOOLS, T-SHIRTS AND SUPPLIES?
A: When you register your project you will fill out a Tool Request Form. A few weeks before the event, we will contact you to choose a time slot through GivePulse to pick up tools, t-shirts and supplies. These will be available for pick-up from our office tool storage at 1023 Springdale Rd. in shifts on the Thursday and Friday before IMPD.
Q: WHERE CAN I FIND THE TOOL REQUEST FORM?
A: The Tool Request Form is now integrated into our GivePulse project registration form. You can also apply for a mini grant for It’s My Park Day there.
Q: IS MY PROJECT AUTOMATICALLY APPROVED?
A: In short, no. All park projects are cleared and approved by Parks & Recreation and Watershed Protection staff before being listed as an official It’s My Park Day project. Tree mulching and root collar clearing, as well as cleanup projects, are usually approved; habitat restoration projects and trail repair & maintenance projects, unless pre-approved with a Grow Zone Restoration Plan, tend to take much longer to get approved. We highly recommend discussing your project idea with your District Manager (and Watershed staff, if appropriate) before submitting to APF.
Q: HOW DO I GET A RESTORATION PROJECT APPROVED?
A: Restoration projects are approved by the Watershed Protection Department. You can either make an appointment with Watershed or with APF’s Volunteer Coordinator to do a site assessment for the area of your park you want to restore.
Q: HOW WILL I KNOW HOW LONG TO ESTIMATE FOR MY PROJECT?
A: All projects are roughly three to four hours long. Cleanup projects tend to be shorter. The project leader should arrive early to unload tools and set out t-shirts, snacks, etc. Then, allow for a 20-minute introductory talk to review the project, assign tasks, go over tool safety, water, first aid, restrooms and have any un-registered volunteers get registered on the GivePulse app. You will also need to provide community service forms to some.
Please also allot a 20-minute conclusion discussion of how well the project went, and to collect, clean and reload tools, gloves, water jugs and do a general site cleanup. If possible, take a group photo and please thank your volunteers for their hard work!
Q: HOW AND WHEN WILL MY PROJECT BE APPROVED?
A: Projects are reviewed on a rolling basis by APF, PARD, and Watershed staff. You will receive a personal e-mail from City of Austin staff or the APF Volunteer Manager if there are more questions or additional discussion about the project. You will receive notification from APF staff when your project is approved, which should typically take 10-14 days. The sooner you submit your project, the better.
Q: HOW MANY VOLUNTEERS SHOULD I REQUEST?
A: The number of volunteers needed for any one project depends on the type of project. Unless your project is a nature hike or seed ball making, we require a minimum of 10 volunteers to be an official city-wide volunteer day project. Mulching projects average 20 volunteers, cleanup projects can handle larger groups of 20-40 if the space is large enough. Habitat restoration projects vary from 10-30 based on the scope of the project. If you have any questions, reach out to volunteer@austinparks.org to reach the Volunteer Coordinator or the Community Engagement Manager.
Q: WHEN CAN I START RECRUITING VOLUNTEERS?
A: Volunteer registration opens 3-4 weeks before IMPD. As soon as you receive confirmation of project approval you can begin letting your neighborhood and social networks know of the project, the volunteer registration launch, and project date.
Q: DOES APF HELP RECRUIT VOLUNTEERS FOR MY PROJECT?
A: All projects are posted on our website, and APF promotes volunteer registration through our monthly newsletter, blog and social media outlets as well as through print advertising in local publications and over-the-street banners in select locations throughout the city.
Q: HOW DO I COMMUNICATE WITH MY VOLUNTEERS?
A: GivePulse allows project leaders to create an account and login to manage their approved projects. Once your project has been approved, you will be made the Admin for your project. This will allow you to send an e-mail via GivePulse to all of your registered volunteers about any changes or additional information you need to convey.
Simply login to your account and under the Admin Panel tab, click on Message People, or if you want an Excel spreadsheet of your volunteer’s information click on Export Registrations. The admin options provide you with features to email your volunteers, edit the event, register a volunteer and more!
Q: WHAT HAPPENS AFTER THE PROJECT IS COMPLETE?
A: Project leaders are expected to return all tools, gloves, un-distributed t-shirts, KIND bars and other unused goodies at their scheduled return time. You will also be asked via email to complete a survey letting us know how everything went and if there are ways we can improve your experience as a Project Leader.
If your project is awarded a mini-grant, you will need to return any unused funds and complete a brief report, to include receipts showing how funds were spent. Any paper liability forms will need to be scanned and emailed to volunteer@austinparks.org or delivered in person during tool return.
Q: WHO CAN I CONTACT IF I HAVE MORE QUESTIONS?
A: Send an email to volunteer@austinparks.org or call 512-621-6411.
Q: ¿CÓMO REGISTRO MI PROYECTO EN EL SITIO GIVEPULSE?
- Debajo de la pestaña Mejorar mis parques en austinparks.org, haga clic en It's My Park Day. El enlace a la página de registro de Givepulse se puede encontrar aquí una vez que se haya abierto la inscripción.
- Haga clic en el botón “Submit Project (enviar el proyecto)” en la página GivePulse. Este botón se encuentra en el lado derecho de la página o al final de la página en un teléfono móvil.
- Si usted no ha creado una cuenta, GivePulse le pedirá que inicie una sesión o crear una cuenta. El establecimiento de una cuenta le permitirá acceder a su proyecto una vez que ha sido aprobado, y le dará acceso a la información de contacto para los voluntarios y los detalles y descripción del proyecto.
- Una vez que haya iniciado sesión, GivePulse lo llevará de regreso a la página de registro del proyecto. La página de registro del proyecto le pedirá que nombre su proyecto, proporcione descripciones detalladas de su proyecto y le permita solicitar herramientas y mini-becas. Después de haber completado los detalles de su propuesta de proyecto en la primera página, presione guardar y continuar. Luego se le pedirá que complete "información adicional" en su proyecto que puede proporcionar detalles útiles a sus voluntarios, pero no es necesario que complete esto para enviar un proyecto. Puede presionar guardar y continuar de nuevo, y su envío está completo. GivePulse lo llevará de regreso a la página de inicio de registro.
- Su proyecto será presentado para revisión a PARD y APF, y usted será notificado por correo electrónico una vez que su proyecto ha sido aprobado. Una vez que el proyecto es aprobado, usted puede comenzar a promocionar su evento para que voluntarios pueden inscribirse. Ahora también puede ver los voluntarios registrados, ponerse en contacto con su grupo y hacer los cambios necesarios a su evento.
¿Preguntas? Llámenos al 512-621-6411 o envíe un correo electrónico a nuestro gerente de voluntarios
Q: ¿QUIÉN PUEDE SER UN LÍDER DEL PROYECTO?
A: ¡Cualquiera persona puede ser un líder del proyecto! Muchos de nuestros líderes son de nuestros grupos de Adopt-a-Park, organizaciones de servicio comunitario, o son personas que previamente han sido líderes o participantes en un proyecto. Específicamente para Día de Mi Parque, los líderes que están liderando un proyecto por la primera vez están invitados a mandar un correo electrónico a nuestro gerente de voluntarios, Bill Stout, antes de enviar una idea de proyecto para que pueden aprender todo lo que necesitan saber para proponer y liderar un proyecto exitoso. Si usted no está seguro de lo que se necesita para dirigir un proyecto de cuidado de árboles, haciendo la restauración del hábitat, mantenimiento de senderos, limpieza, etc., envíenos un correo electrónico a volunteer@austinparks.org con preguntas.
Q: ¿QUÉ TIPOS DE PROYECTOS PUEDO REGISTRAR?
A: Hay cuatro proyectos de parques principales: Cubriendo los árboles con mantillo y la limpieza del cuello de la raíz del árbol La restauración del hábitat (eliminación de especies invasoras o la replantación de plantas nativas) Mantenimiento de los senderos Limpiezas en los parques o arroyos Otros tipos de proyectos incluyen paseos por la naturaleza y proyectos de “semillas de bolas,” utilizando semillas de flores silvestres y gramíneas nativas (donde APF y PARD consideren apropiadas). Si usted tiene una idea para un proyecto que no está en esta lista, por favor envíenos un email a volunteer@austinparks.org para más información.
Q: ¿OFRECE APF FINANCIACIÓN PARA MI PROYECTO?
A: APF ofrece mini-becas solamente para Dia de Mi Parque. Usted puede solicitar una mini-beca (de hasta $250) al registrar su proyecto. Mini-becas pueden ser utilizadas para proyectos aprobados por el Departamento de Parques y Recreación (y también AISD en el caso de los parques comunitarios que también son parte de las escuelas). Estas becas se pueden utilizar para la compra de semillas nativas, plantas, pintura, herramientas especiales, para alquilar herramientas o equipos, o para otras necesidades. Estos fondos se utilizarán específicamente para Día de Mi Parque y también pueden incluir bolsas pequeñas de mulch (> 1 yarda cúbica). Estos fondos se usarán específicamente para el evento IMPD y pueden incluir bolsas pequeñas de mantillo (> 1 pie cúbico), sin embargo, APF proporcionará grandes pedidos de mantillo. Las solicitudes de mantillo se acomodarán a través de la página de registro y se confirmarán durante la semana anterior al Día de Mi Parque. Por favor tenga en cuenta que el financiamiento aprobado para herramientas especiales se proporciona con el entendimiento de que las herramientas especiales serán propiedad de APF después del evento para uso de todos los adoptantes del parque.
Q: ¿DÓNDE PUEDO OBTENER MULCH Y CUÁNTO DEBO PEDIR?
A: Todos los líderes del proyecto de mulching de árboles y senderos proporcionarán lo siguiente al registrarse para el proyecto: cantidad de mulch (cu.yds) dirección de ubicación física para el sitio de descarga (las instrucciones específicas son útiles para el controlador) un mapa que marque claramente el sitio de descarga; nombre y número de teléfono celular para un contacto en el terreno, si está disponible, para dirigir al conductor el día Las cantidades de mulch se pueden determinar en función del tamaño del área que planea cubrir con mulch, o según la cantidad de voluntarios que planea reclutar para su proyecto. Una buena regla general es que un adulto de cuerda puede extenderse aproximadamente 1 ½ cúbico. Yds. de mulch.
Q: ¿DEBO PROPORCIONAR SUMINISTROS?
A: Ofrecemos nuestro almacén de herramientas como un recurso para los líderes del proyecto. Sin embargo, las necesidades de nuestros grupos durante nuestros días de trabajo en toda la ciudad con frecuencia exceden nuestros suministros. Los líderes de proyecto pueden hacer sus solicitudes de tipo de herramienta a través del registro del proyecto. APF determinará el número de herramientas mucho antes del Día It's My Park basado en voluntarios anticipados y herramientas disponibles, y comunicará la lista asignada a los líderes del proyecto. Para los proyectos grandes y pequeños, la distribución de herramientas se determina sobre una base de caso por caso. Por favor, pida a sus vecinos y amigos que traigan sus carretillas, otras herramientas de mano y guantes de trabajo para el proyecto del parque.
Q: ¿DÓNDE PUEDO RECOGER MIS HERRAMIENTAS, CAMISETAS, Y SUMINISTROS?
A: Cuando registre su proyecto, también llenará un Formulario de Solicitud de Herramientas. Algunas semanas antes del evento, nos pondremos en contacto con usted para elegir un tiempo a través de GivePulse para recoger herramientas, camisetas y suministros. Estos estarán disponibles para recogerlos en nuestro almacén de herramientas de oficina en 1023 Springdale Rd. en turnos el jueves y el viernes antes de IMPD.
Q: ¿DÓNDE PUEDO ENCONTRAR EL FORMULARIO PARA SOLICITAR HERRAMIENTAS?
A: Es parte de nuestro formulario de registro en GivePulse. También puede solicitar una mini-beca para Día de Mi Parque allí.
Q: ¿SE APROBARÁ AUTOMÁTICAMENTE MI PROYECTO?
A: No. Todos los proyectos son aprobados por el personal de Parks & Recreation and Watershed Protection antes de ser oficialmente listados como un proyecto de Día de Mi Parque. Cubriendo los árboles en mulch y la limpieza del cuello de la raíz del árbol están aprobados por lo general. Proyectos de restauración del hábitat y la reparación/mantenimiento de senderos toman mucho más tiempo para conseguir aprobación, entonces por favor envíe su solicitud para estos proyectos con tiempo. Recomendamos que usted hable con su gerente de distrito (y el personal de Watershed, si es apropiado) sobre su proyecto antes de enviarlo a APF.
Q: ¿CÓMO PUEDO OBTENER LA APROBACIÓN PARA UN PROYECTO DE RESTAURACIÓN?
A: Los proyectos de restauración son aprobadas por el Departamento de Protección de la Cuenca. Usted puede hacer una cita con el Departamento de Protección de la Cuenca o con nuestro Administrador de Voluntarios para hacer una evaluación del sitio en el área de su parque que usted desea restaurar.
Q: ¿CUÁNTO TIEMPO DEBE DURAR MI PROYECTO?
A: Todos los proyectos son aproximadamente de tres a cuatro horas de duración. Proyectos de limpieza son generalmente más cortos. El líder del proyecto debe llegar temprano para descargar las herramientas y organizar las camisetas, botanas, etc. A continuación, debe pasar unos 20 minutos revisando el proyecto, la asignación de responsabilidades, hablando de la seguridad de la herramientas, y dando información sobre donde está el agua, el kit de primeros auxilios, los baños, y tienen voluntarios no registrados registrados en la aplicación GivePulse. El líder también tendrá que proporcionar formas de servicio comunitario para algunos voluntarios. Después de que el proyecto esté terminado, por favor toma 20 minutos para hablar de los éxitos del proyecto y para recoger, limpiar y volver herramientas, guantes, y recipientes de agua. También es importante hacer una limpieza general del sitio. Si es posible, toma una foto del grupo y por favor dígale a sus voluntarios – ¡Gracias por arduo su trabajo!
Q: ¿CÓMO Y CUÁNDO SABRÉ SI MI PROYECTO ES APROBADO?
A: Los proyectos son revisados de forma continua por APF, PARD, y el personal de Watershed. Nuestro Administrador de Voluntarios o alguien de la Ciudad de Austin se comunicará con usted si hay alguna pregunta o si necesitamos información adicional sobre el proyecto. APF le notificará una vez que su proyecto sea aprobado, típicamente dentro de 10-14 días.
Q: ¿CUÁNTOS VOLUNTARIOS DEBERÍA SOLICITAR?
A: El número de voluntarios que se necesitan para cada proyecto depende del tipo de proyecto. A menos que su proyecto sea una caminata en la naturaleza o si están usando bolas de semillas, se requiere un mínimo de 10 voluntarios para participar en uno de nuestros días voluntarios de toda la ciudad. Proyectos de mulch por lo general necesitan aproximadamente 20 voluntarios; proyectos de limpieza pueden tener grupos de 20-40, si el espacio es suficientemente grande. Proyectos de restauración de hábitats requieren 10-30 personas, dependiendo del alcance del proyecto. Si tiene alguna pregunta, comuníquese con volunteer@austinparks.org para comunicarse con el Coordinador de Voluntarios.
Q: ¿CUÁNDO PUEDO COMENZAR A RECLUTAR VOLUNTARIOS?
A: Inscripción para voluntarios se abrirá 3-4 semanas antes de Dia de Mi Parque. Una vez que reciba la confirmación de la aprobación de su proyecto, puede comenzar a informar a su vecindario y redes sociales sobre el proyecto y la fecha en que los voluntarios pueden comenzar a registrar.
Q: ¿APF AYUDARÁ A RECLUTAR VOLUNTARIOS PARA MI PROYECTO?
A: Todos los proyectos se publican en nuestro sitio web, y APF promueve el registro de voluntarios a través de nuestro boletín mensual, blogs y medios sociales.
Q: ¿CÓMO ME COMUNICO CON MIS VOLUNTARIOS?
A: GivePulse permite a los líderes crear una cuenta para administrar sus proyectos. Una vez que su proyecto ha sido aprobado, usted automáticamente está considerado el administrador de su proyecto en GivePulse. Esto le permitirá enviar un email a través de GivePulse a todos sus voluntarios registrados sobre cualquier cambio o información adicional que necesite enviar. Simplemente inicie sesión y bajo la pestaña Panel de Administración, haga clic en “enviar mensajes” o, si desea una hoja de cálculo de Excel de la información de su voluntarios, haga clic en Exportar Inscripciones. Las opciones de administración le proporcionan funciones para enviar a voluntarios por correo electrónico, editar el evento, registrar un voluntario y más!
Q: ¿QUÉ OCURRE DESPUÉS DE QUE EL PROYECTO SE HAYA COMPLETADO?
A: Los líderes del proyecto necesitan a hacer una cita con nosotros para devolver las herramientas, guantes, y/o camisetas extras u otros suministros. Recibirán un informe de proyecto por correo electrónico, lo que nos ayuda a aprender cómo fue el evento y si hay maneras que nosotros podemos mejorar su experiencia como líder. Si su proyecto recibe una mini-beca, deberá devolver los fondos que no fueron utilizados y completar un breve informe para incluir recibos que muestren cómo se gastaron los fondos. Las formas de responsabilidad de papel tendrán que ser escaneados y enviado por correo electrónico, o devueltos en persona durante el retorno de las herramientas.
Q: ¿A QUIÉN PUEDO CONTACTAR SI TENGO MÁS PREGUNTAS?
A: Envíe un correo electrónico a volunteer@austinparks.org o llame a nuestra Organizadora Comunitaria, Cynthia Rodriguez, al 512-387-2998.
