IMPD Leader Portal
IMPD FALL IS SAT. NOVEMBER 2ND
IMPD Leader Portal
Welcome to the It's My Park Day Leader Portal! Here you'll find quick links to some of the most important resources for IMPD, FAQs, videos and important dates. Please check back often, as this page will be updated frequently in the weeks leading up to the event.
Volunteer Registration
All volunteers at It's My Park Day must register through GivePulse in order to confirm they have read and agree to the liability waiver. Volunteers may not register as a group as each individual must sign off on the liability waiver.
Mini Grants
It's My Park Day Mini Grants are available to help IMPD project leaders accomplish a little extra on our biggest volunteer days of the year. Approved purchases may include:
- Paint
- Specialty tools - to be returned to APF's tool warehouse
- Approved native wildflower and grass seeds
- Other park improvement supplies
Project leaders may apply for up to $250 per park during the GivePulse project registration. The deadline to apply is the last day of the IMPD registration period. Mini Grants cannot be used to purchase food for volunteers.
Promotional Materials
Tool & Supply Event Dates
Project Leaders, please select a shift to pick up your t-shirt bags, tools and extra supplies:
Videos & FAQs
Frequently Asked Questions
Q: HOW DO I REGISTER MY PROJECT ON GIVEPULSE?
- Under the Improve my Parks tab on austinparks.org, click on It’s My Park Day. The link to the Givepulse registration page can be found there, or in the project leader portal (austinparks.org/project-leaders) once registration is open.
- Click the “submit project”: button on the GivePulse page. This button is in the right side bar or at the bottom of the page on mobile.
- If you haven’t already created an account, GivePulse will prompt you to log in or create an account. Having an account will allow you to login to your project once it has been approved, and give you access to your volunteer contact info, project details and description.
- Once you’ve logged in, GivePulse will take you back to the project registration page. The project registration page will ask you to name your project, provide detailed descriptions, and allow you to request tools and mini-grants. After you have filled out your project proposal details on the first page, press save and continue. You will then be prompted to fill out “additional info” on your project which can provide helpful details to your volunteers, but you are not required to fill this in to submit a project. You can press save and continue again, and your submission is complete. GivePulse will then bring you back to the registration home page.
- Your project will be submitted for review by PARD, APF, and other relevant city divisions. We will reach out if we have any questions - if we do not reach out everything looks good and no immediate further action is needed. We will publish all projects at the same time 4 weeks before the event. At this point you should publicize your event for volunteers to register, as well as view registered volunteers, contact your group and make any necessary changes to your event.
Questions? Call us at 512-391-0617 or email volunteer@austinparks.org.
Q: WHO CAN BE A PROJECT LEADER?
A: Anyone can be a project leader! Many of our leaders come from our Adopt-a-Park groups, community service organizations, or are past project leaders or project participants. Specifically for It’s My Park Day, first-time project leaders can email volunteer@austinparks.org, before submitting a project idea to learn everything you’ll need to know to propose and lead a successful project.
If you are unsure of whether or not you have what it takes to lead a project mulching trees, doing habitat restoration, trail maintenance, cleanups, etc. email us at volunteer@austinparks.org with questions.
Q: WHAT TYPES OF PARK PROJECTS CAN BE REGISTERED?
A: There are four primary park projects:
- Tree mulching and root collar clearing
- Habitat restoration (invasive exotic plant removal or re-planting natives)
- Trail maintenance
- Park or creek cleanups
- Activation projects to build community and momentum around your space
Other types of projects include nature hikes and seed-ball projects using wildflower and native grass seeds (must be approved by PARD), or painting. If you have an idea for a project that is not on this list, please email us at volunteer@austinparks.org for more information.
Q: DOES APF PROVIDE FUNDING FOR MY PROJECT?
A: APF offers mini grants only for It’s My Park Day! You can apply for a mini grant (up to $250) when you register your IMPD project. Mini grants can be used to fund projects all approved projects.
Mini grants can cover the purchase of native seeds, plants, paint, special tools, tool rentals and rental equipment such as a power washers, and other needs. These funds are to be used specifically for the IMPD event and can include small bags of mulch (< 3 cu. yd.), however large mulch orders will be provided by APF. Mulch requests will be accommodated through project submission questions and will be confirmed leading up to your It’s My Park Day event.
Q: WHERE CAN I GET MULCH AND HOW MUCH DO I ASK FOR?
A: All tree and trail mulching project leaders will provide the following when registering for the project: mulch quantity in cubic yards, Google Map pin for precise drop location, the name, cell number and email for an on-the-ground contact for the driver, and any needed instructions. Mulch quantities can be determined based on the size of the area you plan to mulch, or based on how many volunteers you plan to recruit for your project. A good rule of thumb is that one strong adult can spread about 1 ½ cu. yds. of mulch. If you need assistance determining an amount, please reach out to volunteer@austinparks.org.
Q: DO I NEED TO PROVIDE SUPPLIES?
A: We offer our tool warehouse as a resource to project leaders. However, the demands of our city-wide volunteer days often exceed supplies. Project leaders can make their tool requests through project registration. APF will determine tool numbers well in advance of It’s My Park Day based on anticipated volunteers and tools available, and communicate the assigned list to project leaders.
Ultimately, tool distribution is determined on a case-by-case basis for both large and small projects. Please ask your neighbors and friends to bring their wheelbarrows and other hand tools and work gloves to your park project as well.
Q: WHERE CAN I PICK UP MY TOOLS, T-SHIRTS AND SUPPLIES?
A: When you register your project you will need to indicate which tools you would like to borrow from APF. We will send out tool allocations the week before the event.
In order to get your tools and shirts from us you must register for a time slot in GivePulse. You can find the GivePulse links under the Quick Links section on the leader portal. These pickup/drop-off events will be at our tool storage in shifts on the Thursday and Friday before IMPD, and returned Saturday immediately after the event or the following Monday.
Q: WHERE CAN I FIND THE TOOL REQUEST FORM?
A: The Tool Request Form is now integrated into our GivePulse project registration form. You can also apply for a mini grant for It’s My Park Day there.
Q: IS MY PROJECT AUTOMATICALLY APPROVED?
A: In short, no. All projects will be reviewed by APF staff and then sent to Parks & Recreation, Watershed Protection and any other pertinent bodies for ultimate approval. We will follow up with you if we have any questions or concerns. All the projects will be published and opened for volunteer registration at the same time 4 weeks before the event. However, the sooner you submit your project, the better.
Tree mulching, root collar clearing, cleanup and activation projects are typically easily approved. Habitat restoration projects and trail repair & maintenance projects, unless pre-approved with a CAPP or Grow Zone Restoration Plan, tend to take much longer to get approved and may be better suited for a non-IMPD project. Please let us know in your project submission if you have previously discussed your project idea with any PARD or pertinent staff.
Q: HOW WILL I KNOW HOW LONG TO ESTIMATE FOR MY PROJECT?
A: Most IMPD projects run from 9 AM - Noon, but this is flexible and can be changed based on the number of volunteers and project needs. The project leader should arrive early to unload tools and set out t-shirts, snacks, etc. Allow for a 20-minute introductory talk to review the project, assign tasks, go over tool safety, water, first aid, restrooms and have any unregistered volunteers get registered in GivePulse.
Please also allow 20-minutes at the end of the project to thank volunteers, collect, clean and reload tools, gloves, water jugs and do a general site cleanup. If possible, take a group photo and please thank your volunteers for their hard work!
Q: HOW MANY VOLUNTEERS SHOULD I REQUEST?
A: The number of volunteers needed for any one project depends on the type of project. We’d love to help you think through this, please reach out to volunteer@austinparks.org ​to follow up.​
Q: WHEN CAN I START RECRUITING VOLUNTEERS?
A: Volunteer registration opens 4 weeks before IMPD, you will not have the GivePulse link until that time. However, you can begin letting your neighborhood and social networks know of the project, the volunteer registration launch, and project date as soon as you’d like.
See the Example Links section above for a Social Kit to help promote your project!
Q: DOES APF HELP RECRUIT VOLUNTEERS FOR MY PROJECT?
A: All projects are posted on our website and GivePulse page, but promotion of your individual project is up to you. See the Quick Links section above for a Social Kit to help promote your project!
APF promotes volunteer registration for the whole event through our monthly newsletter, blog and social media outlets as well as through print advertising in local publications and over-the-street banners in select locations throughout the city.
Q: HOW DO I COMMUNICATE WITH MY VOLUNTEERS?
A: GivePulse allows project leaders to create an account and login to manage their approved projects. Once your project has been approved, you will be made the Admin for your project. This will allow you to send a message via GivePulse to all of your ​registered volunteers reminding them about the event, any changes or additional information you need to convey.
Simply login to your account and under the Admin Panel tab, click on Message People, or if you want an Excel spreadsheet of your volunteer’s information click on Export Registrations. The admin options ​provide you with features to email your volunteers, edit the event, register a volunteer and more!
Q: WHAT HAPPENS AFTER THE PROJECT IS COMPLETE?
A: Project leaders are expected to return all tools, gloves, un-distributed t-shirts and other unused goodies at their scheduled return time. You will also be asked via email ​to complete a survey letting us know how everything went and if there are ways we can improve your experience as a Project Leader.
If your project is awarded a mini-grant, you will need to return any unused funds and complete a brief report, including receipts showing how funds were spent. Any paper liability forms will need to be scanned and emailed to volunteer@austinparks.org or delivered in person during tool return.
Q: WHO CAN I CONTACT IF I HAVE MORE QUESTIONS?
A: Send an email to volunteer@austinparks.org or call 512-391-0617.
P: ¿CÓMO REGISTRO MI PROYECTO EN GIVEPULSE?
-
- En la pestaña Mejorar mis parques en austinparks.org, haga clic en It's My Park Day. El enlace a la página de registro de Givepulse se puede encontrar allí, o en el portal del líder del proyecto (austinparks.org/project-leaders) una vez que se abra el registro.
- Haga clic en el botón "enviar proyecto": en la página de GivePulse. Este botón está en la barra lateral derecha o en la parte inferior de la página en dispositivos móviles.
- Si aún no ha creado una cuenta, GivePulse le pedirá que inicie sesión o cree una cuenta. Tener una cuenta le permitirá iniciar sesión en su proyecto una vez que haya sido aprobado y le dará acceso a la información de contacto de su voluntario, los detalles del proyecto y la descripción.
- Una vez que haya iniciado sesión, GivePulse lo llevará de regreso a la página de registro del proyecto. La página de registro del proyecto le pedirá que nombre su proyecto, proporcione descripciones detalladas y le permitirá solicitar herramientas y mini-becas. Una vez que haya completado los detalles de su propuesta de proyecto en la primera página, presione guardar y continuar. Luego se le pedirá que complete "información adicional" sobre su proyecto que puede proporcionar detalles útiles a sus voluntarios, pero no es necesario que complete esto para enviar un proyecto. Puede presionar guardar y continuar nuevamente, y su envío estará completo. GivePulse lo llevará de regreso a la página de inicio de registro.
- Su proyecto se enviará para su revisión por parte de PARD, APF y otras divisiones municipales relevantes. Nos pondremos en contacto si tenemos alguna pregunta; si no lo hacemos, todo se ve bien y no se necesitan más acciones inmediatas. Publicaremos todos los proyectos al mismo tiempo 4 semanas antes del evento. En este punto, debe publicar su evento para que los voluntarios se registren, así como ver los voluntarios registrados, comunicarse con su grupo y realizar los cambios necesarios en su evento.
¿Preguntas? Llámenos al 512-391-0617 o envíe un correo electrónico a voluntario@austinparks.org.
P: ¿QUIÉN PUEDE SER LÍDER DE PROYECTO?
R: ¡Cualquiera puede ser un líder de proyecto! Muchos de nuestros líderes provienen de nuestros grupos Adopt-a-Park, organizaciones de servicio comunitario, o son líderes de proyectos anteriores o participantes de proyectos. Específicamente para el Día de mi parque, los líderes de proyectos primerizos pueden enviar un correo electrónico a voluntario@austinparks.org, antes de enviar una idea de proyecto para aprender todo lo que necesitará saber para proponer y liderar un proyecto exitoso.
Si no está seguro de si tiene o no lo que se necesita para liderar un proyecto de trituración de árboles, restauración de hábitats, mantenimiento de senderos, limpieza, etc., envíenos un correo electrónico a voluntario@austinparks.org con sus preguntas.
P: ¿QUÉ TIPOS DE PROYECTOS DE PARQUES SE PUEDEN REGISTRAR?
R: Hay cuatro proyectos principales de parques:
- Acolchado de árboles y limpieza del cuello de la raíz
- Restauración del hábitat (eliminación de plantas exóticas invasoras o replantación de plantas nativas)
- mantenimiento de senderos
- Limpiezas de parques o arroyos
- Proyectos de activación para crear comunidad e impulso en torno a su espacio
Otros tipos de proyectos incluyen caminatas por la naturaleza y proyectos de bolas de semillas que usan semillas de flores silvestres y pastos nativos (deben ser aprobados por PARD), o pintura. Si tiene una idea para un proyecto que no está en esta lista, envíenos un correo electrónico a voluntario@austinparks.org para obtener más información.
P: ¿APF PROPORCIONA FINANCIACIÓN PARA MI PROYECTO?
R: ¡APF ofrece minibecas solo para el Día de mi parque! Puede solicitar una mini subvención (hasta $ 250) cuando registra su proyecto IMPD. Las mini subvenciones se pueden utilizar para financiar proyectos, todos los proyectos aprobados.
Las mini subvenciones pueden cubrir la compra de semillas nativas, plantas, pintura, herramientas especiales, alquiler de herramientas y equipo de alquiler, como lavadoras a presión, y otras necesidades. Estos fondos se utilizarán específicamente para el evento IMPD y pueden incluir bolsas pequeñas de mantillo (< 3 yd3), sin embargo, APF proporcionará pedidos grandes de mantillo. Las solicitudes de mantillo se acomodarán a través de preguntas de envío de proyectos y se confirmarán antes de su evento It's My Park Day.
P: ¿DÓNDE PUEDO CONSEGUIR MULCH Y CUÁNTO PIDO?
R: Todos los líderes de proyectos de mulching de árboles y senderos proporcionarán lo siguiente cuando se registren para el proyecto: cantidad de mulch en yardas cúbicas, PIN de Google Map para la ubicación precisa de entrega, el nombre, número de celular y correo electrónico para un contacto en el terreno para el conductor y las instrucciones necesarias. Las cantidades de mantillo se pueden determinar según el tamaño del área que planea cubrir o según la cantidad de voluntarios que planea reclutar para su proyecto. Una buena regla general es que un adulto fuerte puede untar alrededor de 1 ½ cu. yardas de mantillo Si necesita ayuda para determinar una cantidad, comuníquese con voluntario@austinparks.org.
P: ¿NECESITO PROPORCIONAR SUMINISTROS?
R: Ofrecemos nuestro almacén de herramientas como recurso para los líderes de proyectos. Sin embargo, las demandas de nuestros días de voluntariado en toda la ciudad a menudo superan los suministros. Los líderes de proyecto pueden realizar sus solicitudes de herramientas a través del registro del proyecto. APF determinará el número de herramientas mucho antes de It's My Park Day en función de los voluntarios anticipados y las herramientas disponibles, y comunicará la lista asignada a los líderes del proyecto.
En última instancia, la distribución de herramientas se determina caso por caso para proyectos grandes y pequeños. Pida a sus vecinos y amigos que también traigan sus carretillas y otras herramientas manuales y guantes de trabajo al proyecto de su parque.
P: ¿DÓNDE PUEDO RECOGER MIS HERRAMIENTAS, CAMISETAS Y SUMINISTROS?
R: Cuando registre su proyecto, deberá indicar qué herramientas le gustaría tomar prestadas de APF. Enviaremos las asignaciones de herramientas la semana anterior al evento.
Para obtener sus herramientas y camisas, debe registrarse en un intervalo de tiempo en GivePulse. Puede encontrar los enlaces de GivePulse en la sección Enlaces rápidos en el portal de líderes. Estos eventos de recogida/entrega estarán en nuestro almacén de herramientas en turnos el jueves y viernes antes de IMPD, y se devolverán el sábado inmediatamente después del evento o el lunes siguiente.
P: ¿DÓNDE PUEDO ENCONTRAR EL FORMULARIO DE SOLICITUD DE HERRAMIENTA?
R: El formulario de solicitud de herramientas ahora está integrado en nuestro formulario de registro del proyecto GivePulse. También puede solicitar una mini beca para It's My Park Day allí.
P: ¿MI PROYECTO SE APRUEBA AUTOMÁTICAMENTE?
R: En resumen, no. Todos los proyectos serán revisados ​​por el personal de APF y luego enviados a Parques y Recreación, Protección de Cuencas Hidrográficas y cualquier otro organismo pertinente para su aprobación final. Nos pondremos en contacto con usted si tenemos alguna pregunta o inquietud. Todos los proyectos serán publicados y abiertos para el registro de voluntarios al mismo tiempo 4 semanas antes del evento. Sin embargo, cuanto antes envíes tu proyecto, mejor.
Los proyectos de mantillo de árboles, limpieza del cuello de la raíz, limpieza y activación generalmente se aprueban fácilmente. Los proyectos de restauración de hábitats y los proyectos de reparación y mantenimiento de senderos, a menos que se aprueben previamente con un CAPP o un Plan de Restauración de Zonas de Cultivo, tienden a tardar mucho más en aprobarse y pueden ser más adecuados para un proyecto que no sea IMPD. Infórmenos en la presentación de su proyecto si ha discutido previamente su idea de proyecto con cualquier PARD o personal pertinente.
P: ¿CÓMO SABRÉ CUÁNTO TIEMPO ESTIMAR PARA MI PROYECTO?
R: La mayoría de los proyectos de IMPD se ejecutan de 9 a. m. a mediodía, pero esto es flexible y se puede cambiar según la cantidad de voluntarios y las necesidades del proyecto. El líder del proyecto debe llegar temprano para descargar herramientas y colocar camisetas, refrigerios, etc. Permita una charla introductoria de 20 minutos para revisar el proyecto, asignar tareas, repasar la seguridad de las herramientas, agua, primeros auxilios, baños y tener cualquier los voluntarios no registrados se registran en GivePulse.
También permita 20 minutos al final del proyecto para agradecer a los voluntarios, recolectar, limpiar y recargar herramientas, guantes, jarras de agua y hacer una limpieza general del sitio. Si es posible, tome una foto grupal y agradezca a sus voluntarios por su arduo trabajo.
P: ¿CUÁNTOS VOLUNTARIOS DEBO SOLICITAR?
R: La cantidad de voluntarios necesarios para cualquier proyecto depende del tipo de proyecto. Nos encantaría ayudarlo a pensar en esto, comuníquese con voluntario@austinparks.org para hacer un seguimiento.
P: ¿CUÁNDO PUEDO COMENZAR A RECLUTAR VOLUNTARIOS?
R: El registro de voluntarios se abre 4 semanas antes del IMPD, no tendrá el enlace de GivePulse hasta ese momento. Sin embargo, puede comenzar a informar a su vecindario y redes sociales sobre el proyecto, el lanzamiento del registro de voluntarios y la fecha del proyecto tan pronto como lo desee. Consulte la sección Enlaces de ejemplo anterior para obtener un kit social que lo ayude a promover su proyecto.
P: ¿APF AYUDA A RECLUTAR VOLUNTARIOS PARA MI PROYECTO?
R: Todos los proyectos se publican en nuestro sitio web y en la página de GivePulse, pero la promoción de su proyecto individual depende de usted. ¡Vea la sección de Enlaces Rápidos arriba para un Kit Social para ayudar a promover su proyecto! APF promueve el registro de voluntarios para todo el evento a través de nuestro boletín mensual, blog y medios de comunicación social, así como a través de publicidad impresa en publicaciones locales y pancartas en las calles en lugares seleccionados de la ciudad.
P: ¿CÓMO ME COMUNICO CON MIS VOLUNTARIOS?
R: GivePulse permite a los líderes de proyectos crear una cuenta e iniciar sesión para administrar sus proyectos aprobados. Una vez que su proyecto haya sido aprobado, usted será el administrador de su proyecto. Esto le permitirá enviar un mensaje a través de GivePulse a todos sus ​voluntarios registrados para recordarles sobre el evento, cualquier cambio o información adicional que necesite transmitir. Simplemente inicie sesión en su cuenta y, en la pestaña Panel de administración, haga clic en Enviar mensajes a las personas o, si desea una hoja de cálculo de Excel con la información de su voluntario, haga clic en Exportar registros. ¡Las opciones de administración le brindan funciones para enviar correos electrónicos a sus voluntarios, editar el evento, registrar un voluntario y más!
P: ¿QUÉ SUCEDE UNA VEZ COMPLETO EL PROYECTO?
R: Se espera que los líderes del proyecto devuelvan todas las herramientas, guantes, camisetas no distribuidas y otros artículos no utilizados a la hora de devolución programada. También se le pedirá por correo electrónico que complete una encuesta para informarnos cómo fue todo y si hay formas en que podemos mejorar su experiencia como líder de proyecto. Si su proyecto recibe una subvención pequeña, deberá devolver los fondos no utilizados y completar un breve informe, incluidos los recibos que muestren cómo se gastaron los fondos. Todos los formularios de responsabilidad en papel deberán escanearse y enviarse por correo electrónico a voluntario@austinparks.org o entregarse en persona durante la devolución de la herramienta.
P: ¿A QUIÉN PUEDO CONTACTAR SI TENGO MÁS PREGUNTAS?
R: Envíe un correo electrónico a voluntario@austinparks.org o llame al 512-391-0617.